En application du Règlement (UE) 2016/679, règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD », et de la Loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques, nous vous informons que vos données personnelles seront traitées par :
Responsable du traitement : Grasshopper Weed Club
Nom commercial : Grasshopper Weed Club
Siège : Carrer de Calàbria, 29, Barcelona
Site web : https://grasshopperclubsocial.es/
Grasshopper Weed Club est une association privée à but non lucratif. L’accès à ses installations et à ses activités est réservé aux personnes membres qui remplissent les conditions établies dans les statuts et les règles internes de l’association.
2. Champ d’application de la présente politique
La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons les données personnelles des personnes qui :
- Visitent ce site web.
- Demandent des informations sur l’association.
- Remplissent le formulaire de demande d’adhésion en tant que membres.
- Contactent l’association par courrier électronique, téléphone, messagerie ou réseaux sociaux.
- Participent aux événements et aux activités organisés par l’association.
- Entretiennent ou ont entretenu une relation en tant que membres de l’entité.
- Acceptent de recevoir des communications informatives sur les activités et les nouveautés.
La présente politique s’applique aux données recueillies par l’intermédiaire du site web. Le traitement des données des membres pourra également être régi par des clauses informatives complémentaires remises au cours du processus d’admission.
3. Données personnelles que nous pouvons traiter
Selon la relation que vous entretenez avec l’association, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :
Données d’identification
Nom, prénoms, date de naissance, nationalité et autres données nécessaires pour vous identifier ou vérifier que vous remplissez les conditions d’accès à l’association.
Lorsque cela est nécessaire pour instruire l’adhésion, nous pourrons demander la présentation d’une pièce d’identité valide avec photographie. Une copie ne sera conservée que lorsqu’il existe un besoin justifié et que vous en êtes expressément informé.
Données de contact
Adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et coordonnées via des applications de messagerie.
Données relatives à la demande d’admission
Informations fournies dans le formulaire d’adhésion, date de la demande, état de la demande, acceptation des statuts et des règles internes, date d’incorporation et numéro de membre.
Données économiques
Informations relatives aux cotisations, paiements, contributions, factures ou mouvements économiques découlant de la relation associative.
L’association ne stockera pas les données complètes des cartes bancaires lorsque les paiements sont gérés directement par un établissement financier ou une plateforme de paiement externe.
Données relatives aux événements et aux activités
Inscriptions, présence, préférences organisationnelles et communications relatives aux activités, tournois, rencontres ou événements réservés aux membres.
Images et contenus audiovisuels
Photographies ou vidéos réalisées au cours des événements et des activités, dès lors qu’il existe une base juridique appropriée. Lorsque les images sont destinées à être publiées à des fins promotionnelles, le consentement correspondant sera sollicité lorsque cela s’avère nécessaire.
Données techniques et de navigation
Adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé, système d’exploitation, pages visitées, date et heure d’accès, identifiants en ligne et préférences en matière de cookies.
Communications
Contenu des messages envoyés par l’intermédiaire de formulaires, courrier électronique, téléphone, messagerie instantanée ou réseaux sociaux.
Nous vous recommandons de ne pas envoyer par l’intermédiaire du formulaire web des informations particulièrement sensibles ou des documents qui ne sont pas nécessaires pour traiter votre demande.
4. Finalités et bases juridiques du traitement
Répondre aux consultations et aux demandes d’information
Nous utilisons vos données pour répondre aux consultations que vous formulez concernant l’association, ses activités, les conditions d’accès, le processus d’adhésion ou toute autre question relative au club.
La base juridique est votre consentement, manifesté lorsque vous nous adressez volontairement une consultation, ainsi que l’application de mesures demandées avant d’engager une éventuelle relation associative.
Gérer les demandes d’adhésion
Nous pourrons utiliser vos données pour :
- Vérifier que vous remplissez l’âge minimal et les conditions d’admission.
- Vous contacter pour vous expliquer le processus d’incorporation.
- Vérifier votre identité.
- Évaluer et instruire votre demande.
- Gérer l’acceptation des statuts, des règles internes et des conditions d’accès.
- Formaliser, le cas échéant, votre incorporation en tant que membre.
La base juridique est l’application de mesures demandées avant l’adhésion, la gestion de la relation associative et le respect des obligations légales applicables.
L’envoi du formulaire n’implique pas l’acceptation automatique en tant que membre. L’admission est soumise aux règles internes, aux statuts et à la procédure établie par l’association.
Gérer la relation avec les membres
Une fois l’adhésion formalisée, les données pourront être traitées afin de :
- Tenir à jour le registre des membres.
- Gérer les cotisations et les contributions.
- Émettre des justificatifs ou des documents administratifs.
- Communiquer les convocations, réunions et décisions des organes de l’association.
- Gérer l’accès aux installations et aux activités.
- Répondre aux consultations, demandes ou incidents.
- Appliquer les statuts et les règles internes.
- Traiter les radiations, suspensions ou autres modifications de la qualité de membre.
La base juridique est la gestion de la relation associative, le respect des obligations légales de l’entité et, le cas échéant, l’intérêt légitime de l’association à organiser et à protéger adéquatement son fonctionnement.
Organiser des événements et des activités
Nous pourrons traiter vos données pour gérer les inscriptions, réservations, jauges, communications, changements d’horaire, annulations et la participation aux événements destinés aux membres.
La base juridique est la gestion de la relation associative, la demande de participation formulée par la personne intéressée et l’intérêt légitime de l’association à organiser ses activités.
Envoyer des communications informatives
L’association pourra adresser à ses membres les communications nécessaires relatives à :
- Le fonctionnement du club.
- Les changements d’horaires.
- Les convocations et réunions.
- Les règles internes.
- Les cotisations et obligations associatives.
- La sécurité ou les incidents.
- Les événements et activités liés à la vie ordinaire de l’association.
Ces communications font partie de la relation associative et ne requièrent pas un consentement distinct lorsqu’elles sont nécessaires à sa gestion.
Envoyer des nouveautés et des communications promotionnelles
Lorsque vous nous y avez expressément autorisés, nous pourrons vous envoyer des nouveautés sur les activités, événements spéciaux, collaborations ou communications promotionnelles par courrier électronique, téléphone ou messagerie.
La base juridique est votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte les communications nécessaires à la gestion de votre qualité de membre.
Publier des photographies ou des vidéos
Les images prises au cours des événements pourront être utilisées pour documenter les activités de l’association ou être diffusées sur le site web et sur ses profils sociaux.
Lorsque la publication permet d’identifier clairement une personne et qu’il n’existe pas d’autre base juridique appropriée, son consentement sera sollicité. Le refus d’autoriser l’usage promotionnel de l’image n’empêchera pas de participer aux activités, sauf si les caractéristiques concrètes de l’événement rendent impossible d’éviter la captation, circonstance dont vous serez informé au préalable.
Garantir la sécurité et prévenir les usages abusifs
Nous pourrons traiter des données pour contrôler les accès, protéger les installations, prévenir la fraude, enquêter sur les manquements aux règles internes, résoudre les incidents et défendre les droits et intérêts légitimes de l’association.
La base juridique est l’intérêt légitime à maintenir la sécurité, à protéger les membres et à garantir le bon fonctionnement de l’entité, sans préjudice des obligations légales applicables.
Lorsqu’un système de vidéosurveillance existe, l’information sera fournie au moyen de panneaux visibles et d’une clause spécifique relative au responsable du traitement, à la finalité et à l’exercice des droits.
Respecter les obligations légales
Les données pourront également être traitées pour satisfaire aux obligations comptables, fiscales, administratives, judiciaires, associatives ou de prévention et de sécurité exigibles de l’entité.
La base juridique est le respect d’une obligation légale.
Gérer les cookies
Les cookies strictement nécessaires pourront être utilisés pour permettre le fonctionnement et la sécurité du site web.
Les cookies analytiques, publicitaires, de personnalisation ou de tiers ne seront utilisés que lorsqu’il existe une base juridique valide et, lorsque cela est obligatoire, après avoir obtenu le consentement de l’utilisateur.
Les informations détaillées sur les cookies devront être consultées dans la Politique de cookies.
5. Caractère obligatoire des données
Les champs identifiés comme obligatoires dans les formulaires devront être complétés pour que nous puissions instruire la demande correspondante.
La personne utilisatrice garantit que les données fournies sont véridiques, exactes, complètes et à jour. Elle s’engage également à communiquer toute modification pertinente.
L’association pourra ne pas donner suite à une demande lorsque des données indispensables font défaut, qu’il existe des doutes raisonnables sur leur authenticité ou que les conditions d’admission ne sont pas remplies.
6. Durées de conservation
Les données seront conservées pendant les périodes suivantes :
Consultations générales
Pendant le temps nécessaire pour répondre à la consultation et en assurer le suivi. Par la suite, elles pourront être maintenues bloquées pendant le délai nécessaire pour faire face à d’éventuelles responsabilités.
Demandes d’adhésion non acceptées ou non complétées
Pendant une période raisonnable pour gérer la demande et, par la suite, tant que peuvent subsister des responsabilités liées à son instruction.
Données des membres
Tant que la qualité de membre est maintenue. Après la radiation, les données nécessaires seront conservées bloquées pendant les délais établis par la réglementation fiscale, comptable, associative ou de toute autre nature applicable.
Communications promotionnelles
Jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement ou que vous demandiez à ne plus les recevoir.
Photographies et vidéos
Tant qu’elles sont nécessaires à la finalité communiquée ou jusqu’au retrait du consentement, lorsque celui-ci constitue la base juridique du traitement, sans préjudice des publications déjà réalisées et des obligations légales applicables.
Données de navigation et cookies
Pendant les périodes indiquées dans la Politique de cookies et dans le panneau de configuration du consentement.
Une fois les délais correspondants écoulés, les données seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
7. Destinataires des données
D’une manière générale, les données personnelles ne seront ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.
Pourront avoir accès aux données les prestataires qui fournissent des services à l’association, tels que :
- Prestataires d’hébergement web et de maintenance technique.
- Services de courrier électronique et de communications.
- Cabinets de gestion, conseils fiscaux, comptables ou juridiques.
- Établissements bancaires et plateformes de paiement.
- Prestataires de systèmes de gestion des membres.
- Entreprises de sécurité ou de contrôle d’accès.
- Prestataires de stockage et de sauvegardes.
- Outils d’analyse, dès lors qu’ils ont été autorisés.
Ces prestataires traiteront les données pour le compte de l’association et seront soumis aux obligations contractuelles correspondantes de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
Les données pourront également être communiquées aux administrations publiques, tribunaux, juridictions, forces et corps de sécurité ou autres autorités lorsqu’il existe une obligation légale ou une réquisition valide.
8. Transferts internationaux
Certains prestataires technologiques peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen ou utiliser des infrastructures situées dans des pays tiers.
Lorsqu’un transfert international de données a lieu, l’association vérifiera qu’il existe une base valide, telle qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou une autre garantie reconnue par le RGPD.
Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties appliquées en écrivant à emidell@gmail.com.
9. Droits des personnes concernées
Vous pouvez exercer les droits suivants :
- Accès : savoir quelles données personnelles nous traitons à votre sujet.
- Rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Effacement : demander la suppression de vos données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
- Opposition : demander que nous cessions d’utiliser vos données dans certaines circonstances.
- Limitation : demander que le traitement soit temporairement limité.
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et les transmettre à un autre responsable du traitement lorsque cela est applicable.
- Retrait du consentement : retirer à tout moment le consentement accordé.
- Ne pas faire l’objet de décisions automatisées : demander une intervention humaine lorsque des décisions fondées uniquement sur des traitements automatisés produisant des effets juridiques ou similaires sont adoptées.
Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser une demande à :
Courrier électronique : emidell@gmail.com
Adresse postale : Carrer de Calàbria, 29, Barcelona
La demande devra indiquer le droit que vous souhaitez exercer et contenir des informations suffisantes pour vérifier votre identité. Des documents complémentaires ne seront demandés que lorsqu’ils sont nécessaires pour éviter que des tiers n’accèdent indûment à vos données.
L’exercice de ces droits est gratuit, sauf dans les cas de demandes manifestement infondées ou excessives prévus par la réglementation.
10. Réclamations auprès de l’autorité de contrôle
Lorsque vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agencia Española de Protección de Datos (Agence espagnole de protection des données).
Avant d’introduire la réclamation, vous pouvez contacter l’association par l’intermédiaire de notre formulaire de contact afin que nous puissions examiner et résoudre la situation.
11. Personnes mineures
La demande d’adhésion et l’accès à l’association sont réservés aux personnes âgées de plus de 18 ans.
Les personnes mineures ne doivent pas utiliser le formulaire pour demander l’adhésion ni fournir leurs données à cette fin. Lorsque nous avons connaissance que des données d’une personne mineure ont été reçues, nous procéderons à leur suppression, sauf s’il existe une obligation légale qui en exige la conservation.
L’association pourra demander la vérification de l’âge avant d’instruire l’adhésion ou d’autoriser l’accès à ses installations.
12. Sécurité et confidentialité
L’association appliquera des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre :
- Les accès non autorisés.
- La perte ou la destruction accidentelle.
- L’altération de l’information.
- La divulgation indue.
- L’usage frauduleux.
- Les traitements non autorisés.
Le personnel, les collaborateurs et les prestataires ayant accès aux données personnelles devront respecter la confidentialité et utiliser les informations uniquement pour les fonctions qui leur sont assignées.
Bien que des mesures de sécurité soient adoptées, aucun système connecté à internet ne peut être considéré comme totalement invulnérable. C’est pourquoi il est recommandé de ne pas envoyer d’informations inutiles ou particulièrement sensibles au moyen de formulaires ouverts.
13. Données de tiers
Lorsque vous fournissez les données personnelles d’une autre personne, vous déclarez être autorisé à le faire et l’avoir informée du contenu essentiel de la présente politique.
Les données de tiers ne doivent pas être fournies sans leur connaissance ou sans base légitime pour le faire.
14. Réseaux sociaux et services externes
Grasshopper Weed Club peut maintenir des profils sur les réseaux sociaux et utiliser des services externes pour afficher des cartes, des avis, des contenus audiovisuels ou des liens vers des plateformes tierces.
Lorsque vous interagissez avec ces services, le traitement des données pourra également être soumis aux politiques de confidentialité de chaque plateforme. L’association ne contrôle pas les traitements réalisés directement par ces tiers.
La publication de commentaires, de photographies ou d’autres informations sur les réseaux sociaux doit être effectuée en tenant compte du fait que ce contenu peut être accessible à d’autres personnes.
15. Liens vers d’autres pages
Le site web peut contenir des liens vers des sites de tiers. Grasshopper Weed Club n’est pas responsable de leurs politiques de confidentialité, de leurs conditions d’utilisation ou de leurs pratiques de traitement des données.
Il est recommandé de consulter la politique de confidentialité de chaque site avant de fournir des informations personnelles.
16. Modifications de la politique de confidentialité
La présente politique pourra être modifiée afin de l’adapter aux évolutions législatives, aux critères des autorités de contrôle, à de nouveaux services ou à des modifications des traitements réalisés par l’association.
La version en vigueur sera disponible sur cette page et indiquera la date de sa dernière mise à jour.
Lorsque les modifications sont pertinentes pour les personnes membres, elles pourront être communiquées par les canaux de contact habituels.